Skład Zarządu Głównego:

Karol Makowski - Prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia POLE Polska Obywatelska Liniowa Ewolucja
Agnieszka Makowska - Skarbnik - Wiceprezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia POLE Polska Obywatelska Liniowa Ewolucja
Arkadiusz Gębski - Sekretarz - Wiceprezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia POLE Polska Obywatelska Liniowa Ewolucja 

Informacje dot. aktualnych działań Zarządu:

Regulamin pracy Zarządu Głównego Stowarzyszenia POLE - Polska Obywatelska Liniowa Ewolucja.

Rozdział 1. Postanowienia ogólne.

1. Zarząd Główny Stowarzyszenia POLE – Polska Obywatelska Liniowa Ewolucja działa w oparciu o Statut Stowarzyszenia oraz uchwalony przez Walne Zgromadzenie Członków niniejszy Regulamin, uchwały: Walnego Zgromadzenia Członków i swoje własne.

2. Wszelkie zmiany w niniejszym regulaminie dokonane przez Zarząd Główny wymagają zatwierdzenia przez kolejne po ich wprowadzeniu Walne Zgromadzenie Członków.

3. Zarząd Główny Stowarzyszenia POLE – Polska Obywatelska Liniowa Ewolucja jest organem wykonawczo-zarządzającym Stowarzyszenia.

4. Zarząd Główny wybierany jest przez Walne Zgromadzenie Członków zgodnie ze Statutem Stowarzyszenia.

5. W skład Zarząd Główny wchodzą Prezes oraz członkowie Zarządu w liczbie określonej przez Statut Stowarzyszenia.

6. Prezesa Zarządu Głównego wybiera Walne Zebranie Członków.

7. Na pierwszym posiedzeniu Zarządu Głównego, Prezes wyznacza z grona wybranych osoby funkcyjne.

8. Kadencja Zarządu Głównego trwa 4 lata i kończy się z chwilą wyboru nowego Zarządu Głównego przez Walne Zgromadzenie Członków.

9. W przypadku zmniejszenia się liczby pochodzących z wyboru członków Zarządu Głównego w trakcie trwania kadencji, Zarządowi Głównemu przysługuje prawo kooptacji na zasadach określonych w Statucie Stowarzyszenia.
10. Regulamin jest wewnętrznym dokumentem Zarządu. Każdy nowo wybrany Zarząd Główny zatwierdza w formie uchwały niniejszy Regulamin, sprawdzając jednocześnie czy nie wymaga on korekty, na pierwszym posiedzeniu Zarządu Głównego, licząc od jego powołania przez Walne Zgromadzenie Członków.

11. Regulamin określa odpowiedzialność za określone pola aktywności stowarzyszenia, sposoby organizacji pracy, zarządzania finansami, formy komunikacji z członkami i otoczeniem Stowarzyszenia.

12. Zarząd Główny podejmuje decyzje zgodnie z niniejszym regulaminem. Zgodnie ze Statutem, decyzje mogą być podejmowane jednoosobowo przez Prezesa Zarządu, a także na podstawie upoważnienia lub pełnomocnictwa do załatwiania czynności w imieniu Zarządu.

13. Zgodnie § 33 ust. 4 oraz § 36. Statutu, zobowiązania majątkowe i finansowe w imieniu Stowarzyszenia podejmuje Prezes lub Wiceprezes i Skarbnik łącznie.

14. Zarząd Główny do prowadzenia swoich spraw może utworzyć Biuro.

15. Zarząd Główny używa podłużnej pieczęci z określeniem nazwy i siedziby Stowarzyszenia.

16. Członkowie pełniący funkcje w Zarządzie Głównym posługują się pieczątkami imiennymi: Prezes, Skarbnik – Wiceprezes, Sekretarz – Wiceprezes oraz inne określone przez Zarząd Główny.

Rozdział 2. Zadania i kompetencje zarządu

17. Do zadań Zarządu Głównego w szczególności należy:
a) reprezentowanie Stowarzyszenia na zewnątrz,
b) prowadzenie bieżących spraw Stowarzyszenia,
c) realizacja celów Stowarzyszenia,
d) wykonywanie uchwał Walnego Zgromadzenia Członków,
e) określanie szczegółowych kierunków działania,
f) opracowywanie preliminarza budżetowego do uchwalenia przez Walne Zgromadzenie Członków,
g) sporządzanie sprawozdań z działalności Stowarzyszenia oraz z wykonania budżetu Stowarzyszenia do przedłożenia Walnemu Zgromadzeniu Członków – zaopiniowanych uprzednio przez komisję Rewizyjną,
h) sporządzanie planów pracy i projektów budżetu Stowarzyszenia,
i) nadzorowanie działalności Zarządów Oddziałów Terenowych Stowarzyszenia oraz samych Oddziałów Terenowych Stowarzyszenia, w razie uzasadnionej konieczności, interwencyjne kierowanie ich pracami,
j) wnioskowanie o wysokości składki członkowskiej,
k) sprawowanie zarządu nad majątkiem Stowarzyszenia,
l) podejmowanie uchwał o nabywaniu, zbywaniu lub obciążaniu majątku Stowarzyszenia,
m)   zwoływanie Walnego Zgromadzenia Członków,
n) zatrudnianie i zwalnianie pracowników wykonujących prace dla Stowarzyszenia zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi w tym zakresie,
o) organizacja i prowadzenie działalności gospodarczej,
p) zawieranie porozumień o współpracy z innymi organizacjami i instytucjami,
q) przyjmowanie i wykluczanie członków,
r) wykonywanie zaleceń organu przeprowadzającego kontrolę,
s) ustalenie dla Stowarzyszenia wzorów; pieczęci, godła, flagi, etc.,
t) uchwalanie regulaminów wewnętrznych,
u) składanie, w miarę konieczności, wniosków na Walnym Zgromadzeniu Członków i Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Członków.

18. Do kompetencji Zarządu Głównego należy w szczególności:
a. w sprawach członkowskich:
i. przyjmowanie członków zwyczajnych Stowarzyszenia na zasadach określonych w Statucie,
ii. podejmowanie uchwał w sprawach przyjmowania i wykluczania członków,
iii. przyjmowanie oświadczeń członków o wystąpieniu ze Stowarzyszenia,
iv. podejmowanie uchwał o wykluczeniu członków ze Stowarzyszenia z powodu nieprzestrzegania postanowień Statutu, regulaminów i uchwał władz Stowarzyszenia, działanie na szkodę Stowarzyszenia,
v. występowanie do Walnego Zgromadzenia z wnioskami we wszystkich innych sprawach członków i Stowarzyszenia.
b. w sprawach Walnego Zgromadzenia Członków:
i. zwoływanie raz w roku Walnych Zgromadzeń Członków, a także na wniosek co najmniej 1/3 ogólnej liczny członków zwyczajnych, na żądanie Komisji Rewizyjnej oraz z własnej inicjatywy w terminie i sposobie określonym w Statucie,
ii. przygotowanie organizacyjne Walnego Zebrania Członków,
iii. przygotowanie niezbędnych materiałów, projektów uchwał, regulaminów, apeli i oświadczeń Walnego Zgromadzenia, a w szczególności w kwestiach:
1. opracowywania zmian w Statucie Stowarzyszenia,
2. ogłoszenia o postawieniu Stowarzyszenia w stan likwidacji i jego rozwiązaniu,
3. przeprowadzenie likwidacji oraz przeznaczenia majątku Stowarzyszenia,
4. wyznaczenia likwidatora Stowarzyszenia i określenia jego zadań i kompetencji,
iv. udzielanie wszelkich wyjaśnień w zakresie przedstawionego sprawozdania i prowadzonej działalności.
c. w sprawach majątkowych:
i. pozyskiwanie funduszy na działalność statutową Stowarzyszenia,
ii. w miarę możliwości, prowadzenie działalności gospodarczej.


Rozdział 3. Organizacja pracy

19. Zebrania Zarządu Głównego Stowarzyszenia dzielą się na zebrania planowane i doraźne:
a. zebrania planowane odbywają się co najmniej raz na kwartał (§ 32. Statutu);
b. termin i miejsce zebrania planowanego zostają podane do wiadomości publicznej co najmniej 7 dni przed zebraniem;
c. w zebraniach planowanych mogą brać udział członkowie Stowarzyszenia, Członkowie Komisji Rewizyjnej, zaproszeni goście, osoby chcące włączyć się w działalność Stowarzyszenia;
d. zebrania planowane odbywają się na podstawie przygotowanej wcześniej agendy, która może zostać uzupełniona o nowe punkty na początku zebrania, agendę sporządza osoba wyznaczona do przygotowania zebrania;
e. z planowanych posiedzeń Zarządu Głównego sporządza się protokół, który zawiera porządek obrad, imiona i nazwiska oraz funkcje obecnych Członków Zarządu i innych osób obecnych na zebraniu, w przypadku głosowań liczbę oddanych głosów za poszczególnymi uchwałami oraz odrębne zdanie członka zarządu w danej kwestii (protokół podpisuje prowadzący i protokolant);
f. w razie konfliktu interesów Stowarzyszenia z interesami poszczególnego Członka Zarządu, Członek ten powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzygnięciu takiej sprawy i żądać zaznaczenia tego w protokole;
g. zebrania doraźne służą do podejmowania bieżących decyzji operacyjnych, odbywają się w drodze spotkań, ustaleń telefonicznych, za pomocą poczty elektronicznej bądź ustalenia korespondencyjnego, z dopełnieniem staranności powiadomienia wszystkich Członków Zarządu;
h. zebrania doraźne nie są protokołowane, jednak decyzje i kluczowe wnioski powinny być rejestrowane w formie cyfrowej, e-maila lub notatek.
20. Prezes kieruje pracami Zarządu Głównego oraz podejmuje decyzje w zakresie zatrudniania pracowników.

21. Zarząd Główny nadaje kierunek powołanego przez siebie Biura Zarządu i sprawuje nad nim kontrolę.
22. Do prowadzenia Biura, Zarząd Główny może powołać Dyrektora.

23. Zarząd może udzielić pełnomocnictwa ogólnego osobie kierującej Biurem Zarządu i sprawuje nad nim kontrolę.

24. Zarząd zobowiązany jest do stworzenia odpowiednich warunków dla właściwej realizacji zadań Biura.

25. W zakresie praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy z zatrudnionymi pracownikami mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawne.

26. Dyrektorem Biura, może zostać zgodnie z postanowieniami Statutu i niniejszego regulaminu członek Zarządu Głównego – wymaga to jednak zatwierdzenia uchwałą Zarządu która to decyzja musi zostać również przyjęta przez Walne Zgromadzenie Członków.

27. Uchwały Zarządu Głównego:
a. uchwały służą do podejmowania i rejestrowania kluczowych decyzji, takich jak przyjmowanie i usuwanie nowych członków, przyjmowanie regulaminów, udzielanie pełnomocnictw, przyjmowanie sprawozdań ze zrealizowanych projektów i innych określonych w Statucie Stowarzyszenia;
b. uchwały Zarządu Głównego Stowarzyszenia zapadają wyłącznie podczas zebrań planowanych;
c. Zarząd Główny prowadzi rejestr uchwał;
d. uchwały Zarządu Głównego podejmowane są w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy ogólnej liczby uprawnionych członków (quorum);
e. co do zasady zarząd w podejmowaniu decyzji dąży do konsensusu, jednak w sytuacjach spornych, przy równym rozłożeniu głosów podczas głosowania, decyduje głos Prezesa; pod nieobecność Prezesa decyduje w sprawach merytorycznych głos Sekretarza lub sprawach finansowych Skarbnika;
f. uchwały podpisują wszyscy członkowie obecni podczas głosowania, z podaniem swojego głosu (za, przeciw, wstrzymał się); w przypadku zaznaczenia odrębnego zdania czy wnoszenia uwag do głosowania, członek Zarządu Głównego może poprosić o ich zaprotokołowanie w komentarzu do głosowania nad uchwałą.

28. Pełnomocnictwa i zakres obowiązków / odpowiedzialności:
a. zgodnie z postanowieniami Statutu, w ramach obowiązków i odpowiedzialności określonych w oddzielnych pełnomocnictwach lub umowach imiennych, poszczególni członkowie zarządu i osoby upoważnione mogą podejmować jednoosobowe decyzje zarządcze określone w pełnomocnictwach i umowach, w tym dokonywać zakupów w dofinansowanych projektach, na podstawie wypłaconych zaliczek, dokonywać poświadczenia za zgodność dokumentów itp.;
b. na pierwszym zebraniu planowanym po powołaniu nowego Zarządu Głównego, Zarząd na podstawie Statutu, ustala zakres obowiązków poszczególnych członków Zarządu Głównego i udziela niezbędnych pełnomocnictw;
c. udzielanie pełnomocnictw wymaga uchwały Zarządu Głównego;
d. pełnomocnictwa i zakresy obowiązków mogą być zmieniane i ustalane w miarę bieżących potrzeb;
e. pełnomocnictwa i umowy mogą przewidywać delegowanie zadań na dalsze osoby, jednak osobą odpowiedzialną za określone zadanie pozostaje osoba upoważniona w uchwale,
f. umowy cywilno-prawne podpisywane są zgodnie z zasadą reprezentacji określoną w Statucie.

29. Dokumentacja merytoryczna Stowarzyszenia:
a. jest prowadzona na bieżąco, na podstawie dziennika podawczego rejestrującego wszystkie pisma przychodzące i wychodzące; Zarząd Główny ustala osobę – Sekretarza - odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji w drodze uchwały na swoim pierwszym posiedzeniu;
b. obejmuje uchwały Zarządu Głównego, protokoły i sprawozdania, pisma przychodzące i wychodzące, korespondencję, skargi i wnioski, dokumentację wymaganą przy realizacji zadań publicznych i dofinansowanych projektów, deklaracje członkowskie i inne dokumenty;
c. prowadzona jest w formie dokumentacji papierowej lub elektronicznej, w zależności od charakteru dokumentu i związanych z nim wymogów,
d. uchwały zarządu i inne dokumenty wymagające podpisu przechowywane są w formie papierowej;
e. dokumentacja elektroniczna przechowywana jest na : www.pole.org.pl, wirtualnym dysku oraz w postaci zapisów poczty e-mail dostępnych dla wszystkich członków Zarządu Głównego oraz Komisji Rewizyjnej. `

Rozdział 4. Sprawy członkowskie i sprawozdawczość

30. Zarząd Główny aktywnie działa na rzecz pozyskiwania członków zwyczajnych i wspierających Stowarzyszenia.

31. Deklaracje członkowskie składane są w formie papierowej na ręce jednego z członków Zarządu i są rozpatrywane na najbliższym zebraniu planowanym.

32. O zebraniach planowanych (otwartych dla osób zainteresowanych) zarząd informuje poprzez media elektroniczne (www, e-mail, Facebook).

33. Członkowie Stowarzyszenia oraz osoby zainteresowane działalnością Stowarzyszenia, mogą zgłaszać pomysły na działania, uwagi i wnioski w formie pisemnej na ręce jednego z członków Zarządu lub w formie elektronicznej za pośrednictwem strony www.pole.org.pl . W zależności od rodzaju zgłaszanej sprawy, jest ona przedstawiana na najbliższym zabraniu planowanym, lub delegowana do konkretnej osoby odpowiedzialnej. Delegowanie sprawy do rozpatrzenia wymaga przynajmniej umieszczenia o tym fakcie informacji na stronie www.pole.org.pl .

34. Podczas spotkań planowanych, poszczególni członkowie Zarządu Głównego zdają relacje z działań pozostających w ich kompetencjach, które zaistniały w okresie od ostatniego zebrania.

35. Agenda i protokół z zebrań planowanych podawana jest do wiadomości publicznej.

36. Sprawozdania ze zrealizowanych projektów przechowywane są i udostępniane zgodnie z zasadami określanymi przez instytucję dofinansowującą. Nie wszystkie sprawozdania mają charakter informacji publicznej, działania finansowane w ramach działalności odpłatnej mogą być opatrzone klauzulą tajemnicy handlowej.

37. Roczne sprawozdania merytoryczne przedstawiane są podczas Walnego Zgromadzenia Członków. Po zatwierdzeniu sprawozdania przez Walne Zgromadzenie, jest ono podawane do informacji publicznej poprzez publikację w internecie.

Rozdział 5. Finanse

38. Dokumentacja finansowa Stowarzyszenia:
a. jest prowadzona jest na bieżąco;
b. za prowadzenie dokumentacji odpowiada Skarbnik Stowarzyszenia;
c. sposób prowadzenia dokumentów księgowych ustala się w oddzielnej umowie;

39. Składki członkowskie:
a. wysokość składek na dany rok ustala zarząd w drodze uchwały;
b. za pobieranie i dokumentowanie składek członkowskich odpowiada Skarbnik;
c. informacje o płatnościach składek przedstawiane są pozostałym członkom Zarządu Głównego raz na kwartał podczas spotkań planowanych.

40. Budżety zadaniowe i projektowe realizowane są przez osoby odpowiedzialne za dane zadanie na podstawie ustalonych wcześniej pełnomocnictw.

41. Roczne sprawozdanie finansowe przedstawiane jest na Walnym Zgromadzeniu, do akceptacji członków Stowarzyszenia.

Rozdział 6. Przepisy końcowe

42. Zarząd Główny używa pieczęci z określeniem nazwy i siedziby Stowarzyszenia.
43. Członkowie pełniący funkcje w Zarządzie Głównym posługują się pieczątkami imiennym.
44. W przypadkach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie decyduje Zarząd Główny kierując się postanowieniami statutu bądź innymi przepisami prawa.
45. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia go przez Walne Zgromadzenie Członków – w trybie założycielskim, oraz ponownie każdorazowo po uchwalenia go przez nowo wybrany Zarząd Główny.